Les entreprises s’efforcent de se démarquer et d’améliorer leur compétitivité dans l’environnement concurrentiel actuel. C’est pourquoi plusieurs d’entre elles ont décidé d’investir dans une solution de réponse vocale interactive pour renforcer le service client et les relations avec les clients.
Qu’est-ce qu’un serveur vocal interactif ?
Le SVI, également connu sous le nom de serveur vocal interactif, est une solution téléphonique qui permet de gérer et de diriger automatiquement les appels entrants d’une entreprise. Il fonctionne comme une réceptionniste virtuelle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Parmi ses fonctionnalités, on peut citer la collecte de données du centre d’appels, l’enregistrement des appels et la gestion des files d’attente pour les appels entrants. Le SVI gagne en popularité auprès de diverses organisations, en particulier celles qui gèrent un volume important d’appels entrants.
Selon les experts en service clientèle, l’adoption d’un SVI bien structuré présente de nombreux avantages. Il permet aux entreprises de fournir une assistance rapide et immédiate aux appelants tout en améliorant leur expérience. Il réduit également les temps d’attente, ce qui contribue à renforcer l’image de marque, la compétitivité et les performances de génération de prospects. De plus, un SVI aide les entreprises à réduire les coûts liés au suivi des appels entrants par rapport à l’embauche d’agents de centre d’appels. Il est plus économique à mettre en place et permet de répondre à certaines demandes en dehors des heures de travail, ce qui est important pour certains clients. De plus, un SVI peut accroître l’efficacité et la productivité, et servir également à renforcer la communication avec les employés et les autres parties prenantes.
Comment fonctionne un SVI ?
Lorsqu’une entreprise équipée d’un SVI reçoit un appel entrant, le système se déclenche instantanément. Il diffuse alors un message de bienvenue automatisé et propose à l’appelant plusieurs options. L’appelant peut prendre une décision en utilisant le clavier du téléphone ou en utilisant la reconnaissance vocale. Le SVI dirige ensuite l’appelant vers un conseiller qualifié ou vers les informations appropriées en fonction de la décision prise et de l’arborescence prédéfinie par l’entreprise.
Cette technologie permet également d’automatiser diverses opérations, comme la vérification des informations client, la réponse aux questions fréquentes et le traitement des commandes. Dans l’ensemble, le SVI est un outil puissant pour les opérations internes et aide les entreprises à offrir un service client personnalisé. Pour de nombreuses entreprises, le premier contact avec le client se fait par téléphone, et le SVI se révèle être une solution efficace pour satisfaire les appelants, les guider dans le processus de conversion ou de fidélisation.
Comment installer et configurer un serveur vocal interactif pour votre entreprise ?
Une entreprise qui souhaite implémenter un Serveur Vocal Interactif (SVI) dans son centre de contact doit en premier lieu sélectionner le fournisseur de télécommunications approprié, de préférence spécialisé dans les solutions de service client pour les entreprises. Il est recommandé de considérer plusieurs options de fournisseurs et de les évaluer afin de choisir la plus avantageuse. Pendant cette évaluation, divers facteurs doivent être pris en compte, notamment :
- Les offres proposées
- Les coûts associés
- Le professionnalisme des prestataires
- La réactivité de leur service client
- Leur expérience passée
Leurs compétences en écoute, etc.
Une fois la meilleure offre identifiée, l’entreprise peut procéder au déploiement de son système SVI. Pendant cette étape, le fournisseur télécom sélectionné offre un soutien continu. L’étape suivante consiste à choisir le format de numéro de téléphone le plus approprié, en tenant compte des besoins et des conditions spécifiques. Un soin particulier doit être apporté au message de bienvenue, qui doit être bref et accrocheur, en accord avec les valeurs de l’entreprise et capable de faire une impression immédiate.
Comment utiliser un SVI de manière efficace ?
Avant d’implémenter un système SVI, il est vivement recommandé de le soumettre à une série de tests en conditions réelles. L’objectif est d’évaluer l’efficacité des choix effectués, notamment en ce qui concerne le message d’accueil, le scénario de navigation, la musique et les messages d’attente. Une attention particulière doit être portée au comportement des divers appelants tout au long de ces tests.
Cela permettra d’identifier les éléments qui pourraient avoir un impact négatif sur l’expérience des appelants et de procéder aux ajustements nécessaires. Une fois la solution déployée, il est recommandé de surveiller régulièrement son bon fonctionnement et de l’adapter en fonction de l’actualité de l’entreprise et des besoins des clients. Un système SVI n’est pas une solution figée, mais doit plutôt être adaptable aux évolutions de l’entreprise et du marché.
Erreurs courantes commises par les entreprises en matière de SVI :
Nous recensons ici quelques-unes des erreurs les plus fréquentes commises par les entreprises dans la mise en place de leur SVI :
1. Utiliser des voix artificielles ou électroniques peu claires.
2. Établir une structure d’options complexe avec de nombreuses branches, ce qui empêche les clients d’obtenir rapidement des réponses à leurs questions.
3. Mettre en place une structure qui interdit aux appelants de revenir en arrière ou de comprendre leur position dans la file d’attente.
4. Diffuser des messages promotionnels, des informations sur les réseaux sociaux ou des actualités de l’entreprise pendant les périodes d’attente.
5. Utiliser un message d’accueil inadapté et trop long.
6. Faire appel à différentes voix, ce qui nuit à la cohérence des présentations.
7. Ignorer l’importance de la musique et des messages d’attente, entre autres erreurs.
Pour toutes les entreprises désireuses d’améliorer significativement leur SVI et l’expérience client qui en découle, il est impératif d’éviter ces erreurs.
Y a-t-il autre chose que vous pouvez faire pour aider votre entreprise à se développer ?
En plus du SVI, les entreprises peuvent tirer parti de la surveillance en temps réel et du suivi des appels. La première approche leur offre une vue panoramique et détaillée à 360° du parcours des visiteurs de leur site web dès qu’ils établissent un contact. En conséquence, elles seront en mesure de fournir un meilleur accompagnement tout au long de l’interaction, d’améliorer considérablement la qualité des échanges et, par conséquent, d’accroître le taux de conversion. La deuxième méthode implique l’utilisation de numéros dédiés dans leurs supports de communication (en ligne et/ou hors ligne), ce qui permet aux entreprises d’identifier de manière précise l’origine de chaque appel effectué.
Configurer un serveur vocal en Suisse
Vous maintenant avez acquis des connaissances sur la mise en place d’un serveur vocal. Cependant, vous pourriez trouver cette tâche complexe. Si c’est le cas, vous pourriez envisager des solutions de serveurs vocaux en Suisse. La configuration d’un serveur vocal en Suisse est à la fois simple, hautement fiable et sécurisée, ce qui peut être très attrayant. Opter pour la mise en place d’un serveur vocal en Suisse vous permettra de créer un nombre illimité de scénarios d’appels et de gérer un nombre illimité de conseillers.
De plus, vous serez en mesure de gérer de nombreux appels simultanément et d’enregistrer un grand nombre de conversations téléphoniques. La solution de serveur vocal en Suisse, en plus de sa simplicité de configuration et de sa fiabilité, offre un service de qualité exceptionnelle. Si vous avez besoin de déployer rapidement un serveur vocal sans tracas, mais que vous recherchez une solution puissante et sécurisée, alors cette option est idéale pour vous.Commencez dès maintenant à vous informer sur la configuration de votre serveur vocal en Suisse et lancez-vous dans sa mise en place !
