Organiser un séminaire ou une conférence d’entreprise ne s’improvise pas. Cela doit correspondre à vos attentes, à vos objectifs et au budget spécifique que vous devez définir avant de décider de votre destination de voyage. Demandez-vous d’abord pourquoi et dans quel but vous organisez un séminaire d’entreprise. Les séminaires et conférences d’entreprise doivent atteindre plusieurs objectifs : rassembler tous les employés dans l’environnement de travail d’origine, renforcer la culture d’entreprise et favoriser la communication entre les employés. Des activités et des animations interactives sont proposées pour permettre aux gens de se dépasser et d’apprécier l’aide et les compétences de chacun. Les séminaires d’entreprise sont également l’occasion de présenter la stratégie globale et de valoriser les valeurs de l’entreprise auprès de l’ensemble des collaborateurs.
Les étapes clés de l’organisation d’un séminaire d’entreprise ou d’une convention
Avant l’évènement : préparer son séminaire
Il est important de se concentrer sur la période précédant le séminaire ou la conférence car elle définit l’ensemble de l’événement.
- Quel est le but principal de l’événement ? (récompenser l’équipe, lancer un nouveau produit, fêter la fin de l’année…)
- Quel est le public cible de l’événement ?
- Quel est le budget alloué ?
Une fois ces éléments de base définis, il faut passer au plus vite à la partie opérationnelle. C’est-à-dire la mise en œuvre pratique des objectifs et des besoins énoncés.
- Fixez la date et la durée de votre événement
- Le nombre de participants
- déterminer l’emplacement
- Définir le thème et l’univers de l’événement
- Définir l’activité et le divertissement
- Planifiez votre journée
- Proposer une restauration adaptée
Pierre et Vacances Center Parcs, spécialiste du tourisme d’affaires, peut vous aider à organiser un séminaire d’entreprise sur mesure. N’ayez pas peur de quitter le cadre familier de votre entreprise. Le dépaysement permet d’établir un contact entre collègues. Alternez entre activités ludiques et séances de travail, laissant des moments de détente aux participants pour décompresser et partager leurs réflexions.
Pendant l’évènement : ne pensez plus à rien
Le professionnalisme et la réactivité de notre équipe nous permettent de répondre à toutes les demandes de nos participants et…
- Veiller au bon déroulement de toutes les activités et animations
- Vérifier la présence de tous les participants inscrits
- Créer une atmosphère de détente et d’accomplissement
- Faites attention à la gestion et à la logistique.
Après l’événement: évaluer les retombées
Vos objectifs ont été précisément définis avant l’organisation du séminaire ou de la conférence. Ont-ils été atteints ? Cette question se pose souvent après la fin de l’événement. Pour vous assurer d’une réponse satisfaisante, élaborez un plan d’évaluation qui vous permettra de déterminer si votre séminaire ou conférence a été un succès et quelles améliorations peuvent être envisagées pour les événements futurs.
Par conséquent, les participants doivent pouvoir s’exprimer par le biais de formulaires de satisfaction papier ou numériques. Bien qu’il existe également des avantages non quantifiables, opter pour des séminaires originaux avec des activités de team building est souvent perçu par les salariés comme une récompense pour un travail bien fait, valorisant ainsi l’image de l’entreprise.
