Quel logiciel de Workflow choisir en 2023 ?

Le workflow est un processus essentiel dans de nombreuses entreprises pour garantir la productivité et l’efficacité. Un outil de workflow approprié peut aider à automatiser et à gérer efficacement les processus d’entreprise, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts. Cependant, avec tant d’options disponibles sur le marché, il peut être difficile de choisir le meilleur outil pour vos besoins spécifiques. Dans cet article, nous allons examiner certains des outils de workflow les plus populaires et leurs fonctionnalités.

Les 9 meilleurs logiciels workflow

Agilium

Agilium est un logiciel de workflow 100% français, développé par l’entreprise Systancia. Il s’agit d’un outil de gestion de processus métier (BPM) basé sur une plateforme low-code qui permet de concevoir et d’exécuter des workflows automatisés pour optimiser la productivité des entreprises.

Le fonctionnement d’Agilium est simple et efficace. Les utilisateurs peuvent créer des workflows à partir d’une interface intuitive en faisant glisser et déposer des éléments, tels que des formulaires, des tâches, des décisions, des notifications et des intégrations avec d’autres applications. Les workflows peuvent être configurés pour s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise, en automatisant les tâches répétitives, en garantissant la conformité réglementaire et en améliorant l’efficacité globale.

Les avantages d’Agilium sont nombreux, notamment :

Une interface utilisateur intuitive qui rend l’utilisation facile pour les employés de tous les niveaux
La possibilité de personnaliser les workflows pour répondre aux besoins de l’entreprise
L’intégration avec d’autres applications, telles que les systèmes CRM et ERP
Une plateforme cloud qui permet un accès facile et sécurisé à partir de n’importe quel appareil
Une sécurité avancée pour protéger les données de l’entreprise

La plateforme Agilium low code est composée de quatre modules :

Le Workflow Factory

Le Workflow Factory est un espace de travail visuel où les workflows sont construits.

Comment concevoir un process avec le logiciel Agilium ?

Rien de plus simple que de dessiner un diagramme avec une série de cases indiquant les activités et des flèches pour former une séquence logique.

Pour ajouter des étapes, il est possible de glisser-déposer dans le diagramme des éléments graphiques issus de la collection de Workflow Factory.

Dans ces processus, un grand nombre de tâches peuvent être automatisées.

Transfert de données vers un autre programme (par exemple, ERP),
Génération automatisée de documents (rapport, pdf, etc.)
Circuit de validation/approbation des documents, spécifications, etc.
Récupération de données à partir d’applications tierces,
Concaténation de nombreux pdf/images/ressources en un seul pour des rapports d’audit ou des comptes-rendus de réunions, par exemple.
Importation de fichiers Excel et incorporation de ce document dans une application web (lecture et modification du tableau).
Envoi de courriers électroniques pour informer les gens de quelque chose,

La liste est énorme et les applications sont presque illimitées !

Le concepteur d’écrans

Ce module permet de créer des affichages en glissant et déposant des composants visuels à partir d’une palette. Il est simple de concevoir les pages en incluant :

Des titres, des colonnes, des images,
Des tableaux de données,
Accès rapide à un document ou à un groupe de documents (par exemple, les fichiers récents) ou à une application.

L’objectif de la plateforme est de : Créer des interfaces entièrement personnalisées pour mettre les données à la disposition des travailleurs.

Agilium vous permet également d’intégrer votre logo et votre charte graphique pour personnaliser la plateforme.

Un module de supervision :

Un module BAM (Business Activity Monitoring) est inclus dans le puissant moteur BPM d’Agilium.

Ce module est principalement utilisé pour répéter une étape du processus, fixer une valeur et réparer les erreurs de saisie des employés.

L’objectif est de maintenir une base de données propre et à jour.

Une GED

Une GED, ou gestion électronique des documents, est un système de vues filtrées qui permet d’effectuer des saisies par département et par zone géographique.

Elle dispose également de nombreuses fonctionnalités, telles que l’archivage automatisé, le circuit de validation des documents, le versioning, la recherche de métadonnées, etc.

L’objectif est de permettre aux travailleurs d’accéder facilement aux informations dont ils ont besoin.

Monday.com

Monday.com est un outil en ligne de gestion de workflow visuel qui permet aux entreprises de collaborer et de suivre leur travail plus efficacement. Cette plateforme a été conçue pour faciliter la communication entre les membres de l’équipe et offrir une vue d’ensemble du flux de travail.

La plateforme Monday.com permet de créer des tableaux de bord personnalisables, des diagrammes de Gantt, des calendriers, des listes et des cartes pour organiser les tâches, les projets et les processus métiers. Les utilisateurs peuvent créer des colonnes pour spécifier des informations telles que les deadlines, les priorités, les assignations, les états d’avancement, les fichiers joints et les commentaires. Ils peuvent également automatiser certaines tâches répétitives à l’aide de règles et de déclencheurs.

Avantages :

L’un des principaux avantages de Monday.com est sa simplicité d’utilisation et sa facilité de personnalisation. La plateforme offre une interface intuitive et visuelle qui permet de comprendre rapidement les informations et de les traiter plus efficacement. Les utilisateurs peuvent également accéder à Monday.com depuis n’importe quel appareil, ce qui facilite la collaboration à distance et le travail nomade.

De plus, Monday.com dispose d’une bibliothèque de modèles prédéfinis pour différents secteurs d’activités (marketing, RH, développement, etc.), qui permettent de démarrer rapidement et de gagner du temps. La plateforme est également dotée d’un système de notifications, qui informe les membres de l’équipe des mises à jour et des modifications apportées aux tableaux de bord.

Plans tarifaires :

Monday.com propose différents plans tarifaires en fonction des besoins de chaque entreprise. Les tarifs varient en fonction du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités et des options de personnalisation. Les plans commencent à partir de 8€ par mois et par utilisateur pour le plan « Basique », jusqu’à 20€ par mois et par utilisateur pour le plan « Pro« . Des options supplémentaires, telles que des fonctionnalités de sécurité et d’administration avancées, sont également disponibles pour les entreprises ayant des besoins plus spécifiques.

En conclusion, Monday.com est un outil en ligne de gestion de workflow visuel et facile d’utilisation qui permet aux entreprises de gagner du temps et de travailler plus efficacement en collaborant de manière transparente et organisée.

Lucidchart

Lucidchart est une plateforme de création de workflow en ligne qui permet aux utilisateurs de concevoir des diagrammes professionnels, des organigrammes, des flux de processus et des maquettes de sites web. La plateforme a été conçue pour aider les équipes à collaborer sur des projets, à communiquer des idées et à résoudre des problèmes de manière visuelle.

Lucidchart offre une interface simple et intuitive pour créer des diagrammes et des flux de travail. Les utilisateurs peuvent ajouter des formes, des couleurs, des textes, des images et des icônes à leurs diagrammes. Ils peuvent également utiliser des modèles prédéfinis pour créer rapidement des diagrammes professionnels. La plateforme est dotée d’un éditeur de texte intégré pour ajouter des notes, des descriptions ou des commentaires aux diagrammes.

Avantages :

Lucidchart est accessible et gratuit pour les utilisateurs individuels, avec des fonctionnalités de base qui permettent de créer des diagrammes professionnels de qualité. Les utilisateurs peuvent également accéder à une bibliothèque de formes et d’icônes personnalisables pour faciliter la création de diagrammes.

La plateforme est compatible avec d’autres outils de productivité tels que G Suite, Microsoft Office et Atlassian, ce qui facilite l’intégration dans les processus de travail existants. Les utilisateurs peuvent également collaborer en temps réel avec leur équipe, partager des diagrammes et des maquettes et commenter les travaux en cours.

Plans tarifaires :

Lucidchart propose plusieurs plans tarifaires en fonction des besoins de chaque entreprise. Le plan « Basique » est gratuit et permet aux utilisateurs de créer des diagrammes de base et de collaborer avec une seule personne à la fois. Les plans payants incluent des fonctionnalités supplémentaires, telles que l’intégration de données, les commentaires illimités et l’accès à des modèles supplémentaires.

Les plans payants de Lucidchart commencent à partir de 7,95 $ par mois et par utilisateur pour le plan « Pro », jusqu’à 27,95 $ par mois et par utilisateur pour le plan « Team ». Des options supplémentaires, telles que des fonctionnalités de sécurité et d’administration avancées, sont également disponibles pour les entreprises ayant des besoins plus spécifiques.

En conclusion, Lucidchart est une plateforme de création de workflow accessible et gratuite qui permet aux équipes de collaborer sur des projets de manière visuelle et efficace. La plateforme est dotée d’un éditeur simple et intuitif, d’une bibliothèque de formes personnalisables et d’options de collaboration en temps réel.

Kissflow

Kissflow est une plateforme de gestion de flux de travail no-code et low-code, conçue pour aider les entreprises à automatiser les processus de travail et à rationaliser les opérations métier. La plateforme offre une gamme complète d’outils pour la création, la personnalisation et la gestion de flux de travail, ainsi que des fonctionnalités de collaboration en temps réel et de reporting.

Kissflow permet aux utilisateurs de créer facilement des workflows personnalisés pour répondre aux besoins de leur entreprise. Les utilisateurs peuvent ajouter des champs, des formulaires et des approbateurs aux étapes du processus de travail. La plateforme dispose également d’un éditeur visuel de workflow, qui permet aux utilisateurs de concevoir des flux de travail personnalisés en quelques clics.

Kissflow offre également une gamme de modèles de workflow prédéfinis pour aider les utilisateurs à démarrer rapidement. Les utilisateurs peuvent personnaliser ces modèles pour répondre aux besoins de leur entreprise.

Avantages :

Kissflow est une plateforme de gestion de flux de travail flexible et intuitive qui offre une gamme complète de fonctionnalités pour la création, la personnalisation et la gestion de flux de travail. La plateforme permet aux entreprises de rationaliser les processus de travail, d’automatiser les tâches répétitives et de gagner du temps et de l’argent.

La plateforme est également dotée de fonctionnalités de collaboration en temps réel, ce qui permet aux utilisateurs de travailler en équipe sur les projets de manière efficace. Les utilisateurs peuvent partager des fichiers, des commentaires et des notes sur les tâches en cours, ce qui permet une meilleure communication et une meilleure coordination.

Plans tarifaires :

Kissflow propose trois options de prix personnalisables pour différents types d’entreprises (« Small Business » coûte 10 $ par mois et par utilisateur, « Corporate » coûte 20 $ par utilisateur et par mois, et « Enterprise » coûte par devis).

Zapier

Zapier est une plateforme d’automatisation qui permet de connecter des applications et des services web pour automatiser des tâches. Elle permet de créer des flux de travail automatisés (appelés « zaps ») en quelques minutes, sans avoir besoin de coder.

Avantages :

Gain de temps : Zapier vous permet d’automatiser des tâches fastidieuses et répétitives, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Intégrations faciles : Zapier dispose d’une bibliothèque de plus de 3 000 applications et services web, ce qui facilite l’intégration de vos outils préférés.

Pas besoin de coder : Vous n’avez pas besoin de compétences en programmation pour créer des flux de travail automatisés sur Zapier. L’interface utilisateur est intuitive et facile à utiliser.

Plans tarifaires :

En ce qui concerne les prix, Zapier propose plusieurs plans tarifaires :

Gratuit : ce plan vous permet de créer jusqu’à 5 zaps et d’effectuer 100 tâches par mois.
Starter : à partir de 24,99 $ par mois pour 750 tâches par mois.
Professionnel : à partir de 61,25 $ par mois pour 2 000 tâches par mois.
Équipe : à partir de 373,75 $ par mois pour 50 000 tâches par mois.

Nintex

Nintex est une plateforme d’automatisation de flux de travail qui permet aux entreprises de créer et de gérer des workflows automatisés sans avoir besoin de compétences en programmation. Cette solution basée sur le cloud offre une grande variété de fonctionnalités pour améliorer l’efficacité et la productivité de votre entreprise.

Avantages :

Automatisation des tâches : Nintex permet d’automatiser des tâches manuelles et répétitives, ce qui réduit les erreurs et améliore l’efficacité.

Collaboration facile : La plateforme facilite la collaboration entre les membres de l’équipe grâce à des fonctionnalités de partage et de communication en temps réel.

Personnalisation : Nintex offre des fonctionnalités de personnalisation pour adapter les workflows aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Reporting et analyse : La solution offre des fonctionnalités de reporting et d’analyse pour suivre et mesurer les performances des workflows.

Plans tarifaires :

Plan Standard : à partir de 625 $ par mois pour 50 utilisateurs.
Plan Entreprise : à partir de 1 250 $ par mois pour 50 utilisateurs.
Plan Entreprise Plus : prix personnalisé pour des besoins spécifiques.

Wrike

Wrike est une plateforme de gestion de projet et de workflow qui permet aux entreprises de collaborer en temps réel, de suivre les tâches et les projets, et de gérer les flux de travail de manière efficace.

Avantages :

Flexibilité et adaptabilité : Wrike offre une grande flexibilité dans la création et la gestion de workflows, ce qui permet aux utilisateurs d’adapter leurs processus de travail aux besoins spécifiques de leur entreprise.

Collaboration en temps réel : La plateforme permet aux membres de l’équipe de collaborer facilement, en temps réel, sur des tâches et des projets.

Fonctionnalités de reporting et d’analyse : Wrike offre des fonctionnalités de reporting et d’analyse pour suivre les performances des workflows et des projets, ce qui permet aux utilisateurs de prendre des décisions éclairées.

Intégrations : Wrike est compatible avec de nombreuses applications tierces telles que Salesforce, Zapier, Slack, et bien d’autres encore.

Plans tarifaires :

Plan Gratuit : offre un espace de stockage de 2 Go et des fonctionnalités de base pour les petites équipes.
Plan Professionnel : à partir de 9,80 $ par utilisateur et par mois pour des fonctionnalités de gestion de projet avancées et une intégration avec Microsoft Project.
Plan Business : à partir de 24,80 $ par utilisateur et par mois pour des fonctionnalités de collaboration en temps réel, de gestion de ressources, et de personnalisation des workflows.
Plan Enterprise : prix personnalisé pour des besoins spécifiques, offre des fonctionnalités de sécurité avancées, des options de personnalisation approfondies, et un support 24/7.

Automate.io

Automate.io est une plateforme d’automatisation de flux de travail qui permet aux entreprises de connecter et d’automatiser des applications cloud telles que Gmail, Slack, Trello, Salesforce, et bien d’autres encore.

Avantages :

Intégrations : Automate.io offre une grande variété d’intégrations avec des applications cloud populaires, ce qui permet aux utilisateurs de connecter facilement leurs applications.

Automatisation des tâches : La plateforme permet d’automatiser des tâches manuelles et répétitives, ce qui réduit les erreurs et améliore l’efficacité.

Personnalisation : Automate.io offre des fonctionnalités de personnalisation pour adapter les workflows aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Reporting et analyse : La solution offre des fonctionnalités de reporting et d’analyse pour suivre et mesurer les performances des workflows.

Plans tarifaires :

Plan Gratuit : permet jusqu’à 5 actions automatisées par mois.
Plan Professionnel : à partir de 49 $ par mois pour 10 000 actions automatisées par mois, des fonctionnalités avancées de personnalisation et de reporting.
Plan Entreprise : prix personnalisé pour des besoins spécifiques, offre des fonctionnalités de sécurité avancées, d’intégration avec des applications on-premises, et un support dédié.

Process Street

Process Street est une plateforme de gestion de flux de travail qui permet aux entreprises de créer, gérer et automatiser des processus métier.

Avantages :

Création et gestion de checklist : Process Street permet aux utilisateurs de créer facilement des checklists pour suivre les tâches et les processus de manière efficace.

Automatisation des tâches : La plateforme offre des fonctionnalités d’automatisation pour réduire les erreurs et améliorer l’efficacité.

Collaboration en temps réel : Process Street permet aux membres de l’équipe de collaborer facilement, en temps réel, sur des tâches et des projets.

Intégrations : La plateforme est compatible avec de nombreuses applications tierces telles que Zapier, Salesforce, Slack, et bien d’autres encore.

Fonctionnalités de reporting et d’analyse : Process Street offre des fonctionnalités de reporting et d’analyse pour suivre les performances des workflows et des projets, ce qui permet aux utilisateurs de prendre des décisions éclairées.

Plans tarifaires :

Plan Gratuit : offre des fonctionnalités de base pour un maximum de 5 utilisateurs et 5 modèles de workflow.

Plan Professionnel : à partir de 15 $ par utilisateur et par mois pour des fonctionnalités avancées de gestion de workflow, d’automatisation et de personnalisation.

Plan Business : à partir de 45 $ par utilisateur et par mois pour des fonctionnalités de collaboration en temps réel, de gestion de ressources, et de personnalisation des workflows.

Plan Entreprise : prix personnalisé pour des besoins spécifiques, offre des fonctionnalités de sécurité avancées, des options de personnalisation approfondies, et un support dédié

Quelle est l’utilité d’un workflow ?

Un workflow, ou flux de travail en français, est un ensemble de tâches ou d’actions qui sont effectuées dans un ordre précis pour atteindre un objectif commun. L’utilité d’un workflow réside dans le fait qu’il permet de structurer, d’organiser et d’automatiser les processus métier de manière cohérente et efficace.

Les workflows peuvent être utilisés dans de nombreux domaines, tels que la gestion de projet, la production, la logistique, la finance, les ressources humaines, etc. Ils peuvent être simples ou complexes, selon les besoins de l’entreprise et les processus impliqués.

Voici quelques-unes des principales utilisations d’un workflow :

Optimisation des processus : Les workflows permettent de définir et d’optimiser les processus pour améliorer l’efficacité et la qualité des tâches effectuées.
Suivi des tâches : Les workflows permettent de suivre l’avancement des tâches et des projets en temps réel, ce qui permet de prendre des décisions rapides et éclairées.
Collaboration : Les workflows permettent une collaboration efficace entre les membres de l’équipe en définissant clairement les rôles et les responsabilités.
Automatisation : Les workflows permettent d’automatiser les tâches répétitives et chronophages, ce qui permet de réduire les erreurs et d’améliorer la productivité.

En somme, l’utilité d’un workflow est de simplifier et de structurer les processus métier pour améliorer l’efficacité, la qualité et la collaboration au sein de l’entreprise.

Comment créer un workflow ?

Voici les étapes générales à suivre pour créer un workflow :

Identifiez le processus ou la tâche que vous souhaitez automatiser. Décomposez-le en étapes distinctes et identifiez les dépendances entre ces étapes.
Déterminez les outils ou les logiciels dont vous aurez besoin pour automatiser chaque étape. Vous pouvez avoir besoin d’outils différents pour différentes étapes.
Créez un diagramme de flux de travail en utilisant un outil de diagramme de flux de travail ou un logiciel de gestion de projet. Utilisez ce diagramme pour visualiser les différentes étapes de votre processus et les connexions entre elles.
Déterminez les rôles et les responsabilités pour chaque étape. Qui sera responsable de chaque étape du processus ?
Testez votre workflow. Exécutez-le manuellement pour vous assurer qu’il fonctionne correctement. Assurez-vous que chaque étape est correctement connectée et que le workflow se déroule comme prévu.
Automatisez votre workflow. Utilisez des outils de gestion de workflow ou de processus pour automatiser chaque étape de votre processus.
Suivez et évaluez votre workflow. Surveillez les performances de votre workflow et effectuez des ajustements si nécessaire. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez améliorer le workflow pour le rendre plus efficace et plus productif.