En général, une note de frais est un document qui comprend de nombreux frais liés au travail. La tenue de ces documents, ainsi que le suivi et la saisie des justificatifs, prennent un temps considérable. La dématérialisation des notes de frais est une approche fantastique pour faciliter le travail des comptables. Cette stratégie augmente le traitement, la transmission et la lisibilité du document. Voici les 15 meilleures solutions logicielles de gestion des notes de frais.
- FitPay
FitPay est un logiciel de gestion des notes de frais qui permet aux responsables de contrôler et de suivre en temps réel les bulletins de paie de tous les travailleurs. Vous gagnez en temps et en productivité puisque les rapports de dépenses sont traités en quelques minutes grâce à la dématérialisation des tâches. L’adoption de cette solution complète et créative profite à l’ensemble de vos collaborateurs. Ils disposent également d’un espace personnel où ils peuvent ajouter et déposer des justificatifs.
La direction est ensuite chargée de confirmer les frais engagés. Il n’est pas nécessaire de conserver les documents papier quand il suffit de les photographier ou de les scanner avec PayFit. Ils sont préservés au format PDF et conservés dans un endroit sûr.
- Pennylane
Le logiciel de gestion Pennylane est une application mobile dotée de nombreuses fonctionnalités. Elle propose une fonction de filtrage pour trouver facilement les reçus de dépenses. L’utilisateur peut changer le statut de chaque billet en » payé « , » à valider » ou » à payer » en un seul clic. Les notes peuvent également être filtrées par fournisseur et par date. Il suffit de photographier les factures et de les lier à la transaction. Ce programme, bien utile en voyage, permet également à l’utilisateur de réaliser des factures et des devis depuis son appareil mobile.
Un autre avantage de Pennylane est la possibilité d’examiner les dépenses, les recettes et les finances de l’entreprise. En outre, le programme permet à la direction et au comptable de coopérer plus simplement.
- Axonaut
Axonaut aide chaque utilisateur à gérer correctement ses notes de frais. Le programme offre une variété d’options qui conviennent à tous les dirigeants et employés d’entreprise. Les processus de facturation sont désormais faciles à réaliser grâce à Axonaut. Le programme relie le virement du client avec le compte du prestataire de services. Le logiciel comprend également un tableau de bord permettant de contrôler le flux des rapports de dépenses. Cela permet à la direction d’assurer un suivi avec une perspective globale des coûts. En outre, les données peuvent être exportées vers Excel et Internet.
Axonaut s’est donc transformé en une application de gestion adaptée à tout type d’entreprise, PME ou TPE. De plus, les informations sont transmises rapidement entre l’entrepreneur client et le comptable.
- Spendesk
Spendesk est utilisé par un certain nombre d’entreprises, dont Deezer, Brut et Doctolib. Spendesk possède une variété de fonctionnalités pratiques. Le programme dispose d’un système d’archivage et de stockage. Chaque entrepreneur bénéficie d’un accès immédiat. Il a une compréhension complète de l’état de ses rapports de dépenses. Le remboursement et la vérification des coûts se font en un seul clic grâce à une interface innovante. La coopération interne nécessite la création d’une documentation administrative. Les comptables peuvent suivre les coûts sur la plateforme web ou mobile grâce à la numérisation des notes de frais.
Spendesk a construit un outil permettant de déterminer l’allocation kilométrique de chaque employé. Pour le calcul, la plateforme adhère également à la règle allemande du Per Diem.
- Mooncard
Le logiciel de gestion des notes de frais Mooncard facilite le travail de toute entreprise. Les entreprises peuvent l’utiliser pour réguler leurs rapports de dépenses à l’aide d’un système personnalisé. Mooncard comprend environ 60 caractéristiques relatives aux dates, aux limitations de dépenses et à l’origine des achats. L’entreprise peut modifier les autorisations en fonction de ses besoins. Ce logiciel est lié à une Visa Mooncard. Le programme délivre un message avec une demande de justification pour chaque achat effectué par les travailleurs.
La Mooncard augmente la réactivité du personnel au sein d’une organisation. La méthode de mesure du kilométrage permet au gestionnaire de flotte de prévoir les dépassements de budget. L’organisation gagne du temps dans le traitement des rapports de dépenses grâce à ses outils et paramètres de suivi.
- Rydoo
Le logiciel de gestion des notes de frais Rydoo automatise les processus et optimise les périodes de remboursement. En conséquence, le personnel de l’entreprise devient plus productif. Le programme permet également de photographier les justificatifs. Même en déplacement, tout employé peut soumettre ses factures par e-mail. Rydoo utilise l’intelligence artificielle pour extraire des informations utiles des reçus. L’IA reconnaît le nom du prestataire de services, les dates et le montant. En outre, le flux des rapports de dépenses peut être contrôlé. En quelques clics de souris, le comptable peut les approuver ou les rejeter.
Une autre caractéristique de Rydoo est un panneau administratif qui permet de suivre les taux d’imposition pour différents lieux. En outre, le programme réconcilie automatiquement les transactions effectuées avec d’autres cartes telles que AmEx, Mastercard et Visa.
- Jenji
De nombreuses entreprises gèrent leurs notes de frais en utilisant jusqu’à 37 outils en même temps. Jenji est un excellent choix pour les grandes entreprises. Ce programme possède un système unique en son genre. Il analyse les coûts et contribue à améliorer le processus de budgétisation. Grâce à l’archivage numérique de Jenji, l’entreprise peut stocker les données. L’organisation bénéficie également d’une visibilité en temps réel. Le paiement de la transaction est optimisé à l’aide de l’interface en éliminant les délais d’approbation.
Les entreprises sont toujours à la recherche de personnel frais. Elles peuvent créer le compte d’un nouvel employé d’un simple clic. Le logiciel s’adapte aux politiques de dépenses de l’entreprise. Il peut être utilisé par plusieurs personnes, dont un responsable financier ou un comptable.
- Dext Preparation
Dext Prepare est un logiciel qui sert à saisir et à automatiser les notes de frais. Ce programme organise les transactions et les reçus des consommateurs dans un système de stockage sécurisé. L’application mobile facilite le téléchargement des données pour l’entreprise. De plus, l’extraction des données à partir des papiers a un taux de reconnaissance de 99%. Par conséquent, plusieurs formats sont disponibles pour exporter les données vers le logiciel de gestion de l’entreprise. Les employés peuvent se concentrer sur la production puisque l’entreprise gagne du temps.
Dext Prepare facilite les tâches du personnel en centralisant les rapports de dépenses. Grâce à une architecture dématérialisée, le programme prévoit également la remise des justificatifs.
- Cleemy
Le programme Cleemy permet à tout utilisateur de gérer les notes de frais de manière appropriée. Dans Cleemy, les factures sont automatiquement collectées grâce à la dématérialisation. Ce logiciel dispose d’une fonction de notification qui avertit les utilisateurs des transactions effectuées par les employés. Chaque contractant de l’entreprise bénéficie également de la synchronisation des cartes de paiement. En effet, Cleemy collecte les transactions supportées par les factures des notes de frais. De plus, ces technologies renforcent la réactivité des comptables.
Cleemy peut être utilisé par une variété de comptes utilisateurs. Il s’agit notamment des associations, des entreprises et des organisations internationales. Le programme effectue de multiples modifications pour adapter l’interface à la démarche de chaque utilisateur.
- Expensya
Expensya peut être adapté aux besoins de gestion des notes de frais de toute entreprise. Il convient aux propriétaires uniques, aux petites entreprises, aux start-ups et aux grandes sociétés internationales. Avec Expensya, les utilisateurs peuvent désormais se concentrer sur leur activité principale. Grâce aux capacités du logiciel, ils ont le contrôle sur les opérations de dépenses de leur entreprise. L’interface comprend notamment une gestion multi-budget, un paramétrage personnalisé des cartes, une connexion comptable automatisée. En outre, ce logiciel de gestion gère une variété de processus commerciaux. Il traite les frais généraux, les forfaits et les ordres de mission en plus des rapports de dépenses.
Expensya collabore avec de nombreuses entreprises, notamment AirPlus International, Microsoft, le Crédit du Nord, etc. Grâce à une vue globale de l’interface, chaque utilisateur peut suivre ses dépenses avec précision.
- N2F
Les entreprises qui utilisent N2F bénéficient de plusieurs fonctionnalités de l’outil. Il obtient les reçus des vendeurs et des compagnies de voyage. Le logiciel est accessible à la fois pour les smartphones Android et iOS. Il est même possible pour chaque employé de l’utiliser sans connexion réseau. Le programme comprend un mécanisme de calcul du kilométrage et un scan intelligent pour enregistrer les factures. Les entreprises ont un contrôle total sur l’approbation et la vérification des rapports de dépenses grâce à N2F.
N2F est capable de répondre aux besoins des grandes organisations, des ETI et des PME. Pour faciliter la visualisation, la plateforme comprend également un graphique personnalisé ou préconfiguré. L’organisation peut effectuer un suivi en temps réel grâce à N2F.
- Anytime
Anytime permet de stimuler la productivité de chaque employé d’une entreprise. Pour les transactions commerciales, chaque employé dispose d’une MasterCard personnelle. N’importe quel responsable peut utiliser le programme pour examiner chaque reçu afin de vérifier les dépenses. L’appareil photo de l’application permet d’importer des factures. Anytime reconnaît les informations essentielles dans les reçus, comme la TVA. Pour améliorer la transaction, le programme rassemble automatiquement les factures.
Les limites de dépenses sont rarement respectées. La direction peut désormais décider du nombre maximum de notes de dépenses en raison de la dématérialisation. Il peut accepter ou refuser les rapports de dépenses en utilisant Anytime.
- Onexpense
Les employés sont plus réactifs lorsqu’ils utilisent Onexpense. L’application est mise en place par phases. Pour commencer, l’employé photographie les reçus. Le rapport de dépenses est ensuite créé et exporté vers le comptable. Onexpense offre de nombreuses fonctionnalités, notamment la compatibilité avec les PC, Android et iOS et le traitement automatique des factures. Un autre aspect du programme est un OCR sophistiqué qui détecte rapidement les informations importantes sur les reçus.
La tarification est déterminée en fonction du nombre d’utilisateurs. L’entreprise peut opter pour un abonnement annuel ou mensuel. Onexpense organise les rapports de dépenses pour les indépendants, les petites et moyennes entreprises, les grandes sociétés et les comptables. Le programme peut être utilisé à titre d’essai gratuit pour donner aux utilisateurs potentiels une idée de son utilité.
- Expensify
Expensify est l’une des applications de gestion et de suivi des notes de frais les plus conviviales qui soient. Ses caractéristiques sont destinées à répondre aux exigences des entreprises et des particuliers. C’est la réponse idéale pour se débarrasser des tâches qui prennent du temps. La numérisation des reçus est simplifiée en combinant les performances des instruments techniques et l’utilisation de l’intelligence artificielle. Il suffit de les photographier ou de les scanner. Lorsque vous voyagez, les distances entre les trajets sont converties en frais kilométriques.
Expensify prend même en charge l’importation des données bancaires et les répertorie immédiatement. Simple d’utilisation et s’adaptant à toutes les formes de supports de communication (tablettes et smartphones), il vous permet de suivre vos dépenses en temps réel et depuis n’importe quel endroit.
- iZyFraise
iZyExpenses est l’un des meilleurs programmes de gestion des notes de frais disponibles. Il est simple à utiliser et satisfait les demandes de nombreux utilisateurs, notamment les mobiles, le comptable et la direction. Il peut générer des dépenses kilométriques, récupérer la TVA, réguler et valider les notes de frais, archiver numériquement les reçus et les factures, et exporter les données vers le logiciel de comptabilité de l’entreprise.
La numérisation de vos justificatifs de dépenses n’a jamais été aussi facile qu’avec son outil iZyScan. Il suffit de scanner les papiers, et ils seront déchiffrés instantanément. Il ne fait aucun doute que le programme en ligne iZyExpenses est une solution complète puisqu’il permet également de stocker les notes de frais numérisées et de générer des rapports d’analyse à l’aide des tableaux récapitulatifs.
Comment créer les notes de frais ?
Les notes de frais sont une méthode simple pour suivre les dépenses de l’entreprise. Pour gérer les rapports de dépenses et maintenir l’efficacité, il est essentiel de disposer d’un système simple et bien organisé.
La première étape consiste à choisir le meilleur logiciel de gestion des notes de frais. Les entreprises doivent tenir compte de diverses caractéristiques, notamment la simplicité d’utilisation, une prise en charge complète des frais liés aux voyages, des outils simples de suivi et de traitement des demandes de remboursement et des rapports détaillés. Il est essentiel de choisir un logiciel qui s’interface facilement avec votre système comptable actuel tout en assurant une protection maximale des données.
Vous pouvez commencer à gérer les notes de frais après avoir mis en place les outils appropriés. Les employés doivent préparer et soumettre des notes de frais pour tous les coûts professionnels encourus. Les demandes doivent ensuite être vérifiées et approuvées à l’aide de processus d’approbation. La procédure de paiement peut commencer après l’acceptation de la demande.
Quelles sont les caractéristiques d’un logiciel de gestion des notes de frais ?
Les logiciels de gestion des notes de frais offrent aux entreprises un certain nombre d’outils et de fonctionnalités pour les aider à gérer leurs dépenses. Les principales caractéristiques sont les suivantes :
- Suivi et approbation des réclamations : Le programme permet aux travailleurs de soumettre des réclamations, et un système d’approbation simple vous permet de suivre les rapports de coûts rapidement et efficacement.
- Gestion du budget : Le programme suit les dépenses par rapport au budget et fournit un tableau de bord de capacité budgétaire ainsi que des rapports de dépenses totales.
- Intégration comptable : Le programme s’intègre à votre système comptable actuel pour rendre la gestion financière plus facile et plus transparente.
- Outils analytiques avancés : Le programme comprend des outils analytiques conviviaux qui peuvent vous aider à mieux analyser les schémas de dépenses et à faire des choix fondés sur des données.
- Sécurité : Le programme offre une sécurité de pointe pour garantir que les données sensibles sont toujours protégées.
Un logiciel de gestion des notes de frais peut aider votre entreprise à économiser de l’argent sur les dépenses professionnelles tout en améliorant l’expérience de l’utilisateur. Il est essentiel de choisir un fournisseur qui propose une solution personnalisée adaptée à vos besoins spécifiques. Vous serez en mesure de trouver l’option idéale pour votre entreprise si vous prenez le temps de comparer les caractéristiques et le service à la clientèle.
