Le rétroplanning, en gestion de projet, est une approche qui se distingue d’un planning classique. Il se caractérise par le fait qu’il commence par la fin du projet pour planifier les tâches de manière rétroactive. Le terme « rétro » signifie « en arrière, » et « planning » fait référence à une planification détaillée des activités et des tâches.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ? Définition
Le terme « rétroplanning » peut être décomposé pour en comprendre le sens. Il associe « rétro », qui signifie « en arrière », à « planning », qui évoque la planification détaillée des tâches et des activités. En conséquence, un rétroplanning est un outil de gestion de projet qui se caractérise par un processus de planification inverse. Concrètement, lors de l’élaboration d’un rétroplanning, l’accent est mis en premier lieu sur les étapes finales du projet afin de garantir son achèvement dans les délais prévus. Cette méthode de travail est axée sur la rétrocession des étapes, d’où son nom.
Les intérêts d’un rétroplanning
Le recours à un rétroplanning offre plusieurs avantages significatifs dans la gestion de projets. Cette approche s’avère particulièrement pertinente lorsque des délais stricts doivent être respectés.
Cette méthode de gestion de projet présente de nombreux avantages par rapport à un planning traditionnel, notamment pour les projets ayant une date de fin impérative. Voici quelques-uns des avantages clés d’un rétroplanning :
Organisation du projet :
L’un des avantages majeurs d‘un rétroplanning est qu’il apporte une structure claire au projet. En commençant par les tâches finales et en remontant dans le temps, le projet est organisé de manière logique. Cela permet de s’assurer que toutes les étapes du projet sont prises en compte et que rien n’est négligé.
Prévention des problèmes potentiels :
Le rétroplanning permet d’anticiper les problèmes potentiels. En attribuant des délais supplémentaires aux tâches critiques, il réduit les risques de retards et de problèmes imprévus. Cela offre une marge de manœuvre pour faire face à des imprévus sans compromettre la date de fin du projet.
Gestion des ressources :
Le rétroplanning aide à déterminer avec précision les besoins en ressources, tant financières qu’humaines. En planifiant à rebours, vous pouvez évaluer les ressources nécessaires à chaque étape du projet, ce qui facilite la gestion des budgets et du personnel.
Optimisation du temps :
En commençant par la date de fin du projet, le rétroplanning vous permet d’optimiser le calendrier. Vous pouvez déterminer la date de début la plus efficace pour chaque tâche tout en respectant la date butoir du projet.
Avancement serein :
Le rétroplanning permet à l’équipe de travailler de manière plus sereine. En anticipant les étapes du projet, l’équipe dispose d’une vision claire du chemin à suivre pour atteindre la fin du projet. Cela réduit le stress et favorise une meilleure collaboration.
Quand faire un rétroplanning ?
Pour tirer parti des avantages d’un rétroplanning, il est essentiel de savoir quand l’utiliser. Cette méthode est particulièrement adaptée aux projets avec une date de fin impérative. Si la date butoir du projet est flexible, un planning classique peut être plus approprié. Le moment optimal pour créer un rétroplanning est dès que vous avez toutes les informations nécessaires, en particulier la date de fin du projet. Plus tôt vous créez le rétroplanning, plus vous avez de marge pour ajuster le calendrier si nécessaire.
Quel logiciel pour faire un rétroplanning ?
Plusieurs outils sont disponibles pour créer un rétroplanning. Les outils de gestion de projet en ligne sont particulièrement adaptés à cette tâche. Voici quelques exemples d’outils populaires :
Trello : Trello est un outil de gestion de projet basé sur la méthode Kanban. Il est simple à utiliser et permet de créer un rétroplanning en organisant les tâches sous forme de cartes. Trello propose des fonctionnalités de base gratuitement.
Monday.com : Monday.com est un outil de gestion de projet polyvalent qui offre différentes vues, y compris une vue Gantt, idéale pour créer un rétroplanning. Il permet de gérer divers aspects d’un projet, y compris la planification, le suivi du temps et la collaboration. Monday.com propose des versions gratuites et payantes.
Asana : Asana est un outil de gestion de projet qui offre une variété de fonctionnalités pour la création de rétroplannings. Il permet de suivre les tâches, de définir des dépendances et de collaborer au sein de l’équipe. Asana propose une version gratuite ainsi que des options payantes.
Notion : Notion est un outil de gestion de projet et de collaboration qui permet de créer des rétroplannings personnalisés. Il offre une grande flexibilité pour organiser les tâches et les projets. Notion propose une version gratuite et des forfaits payants.
Il est important de choisir l’outil qui correspond le mieux à vos besoins et à ceux de votre équipe. La plupart de ces outils offrent des versions gratuites ou des essais gratuits, ce qui vous permet de les tester avant de faire un choix définitif.
Utiliser un CRM
Certains CRM proposent des fonctionnalités de gestion de projet, ce qui peut être avantageux si vous en avez déjà un intégré dans votre entreprise. Vous devriez vérifier les fonctionnalités de votre CRM actuel pour voir s’il prend en charge la création de rétroplannings. Cependant, ce n’est pas le cas de tous les CRM, et la disponibilité de ces fonctionnalités peut varier. Certains CRM offrent des versions gratuites avec des fonctionnalités de base qui pourraient être utiles pour la gestion de projet.
Comment faire un rétroplanning sous Excel (ou Google Sheet) ?
Si vous n’avez pas de CRM adapté à la gestion de projet, vous pouvez envisager d’en utiliser un dédié à cette tâche ou de recourir à un tableur. L’utilisation d’un tableur, comme Excel ou Google Sheets, est une alternative valable pour de nombreuses tâches. Les feuilles de calcul sont modulables, personnalisables et peuvent effectuer un travail considérable.
Cependant, il est important de noter que l‘utilisation d’un tableur nécessite une création manuelle de la structure du rétroplanning, ce qui peut être fastidieux. Contrairement à un outil de gestion de projet dédié, les tableurs n’offrent généralement pas de fonctionnalités interactives avancées pour la gestion de projet.
Le modèle à suivre en 5 étapes
Voici une méthode en 5 étapes pour créer un rétroplanning :
Définir les tâches :
La première étape consiste à identifier toutes les tâches qui composeront le rétroplanning. Cette étape peut nécessiter une réflexion approfondie pour s’assurer que rien n’est oublié. Une méthode efficace est d’utiliser la méthode « WBS » (Work Breakdown Structure) pour découper le projet en tâches, sous-tâches et travaux plus détaillés. L’utilisation d’une nomenclature claire pour identifier les tâches est recommandée.
Répartir les missions :
Après avoir défini les tâches, la prochaine étape est d’attribuer ces tâches aux membres de l’équipe. Il est essentiel de tenir compte des compétences, des forces et des faiblesses de chaque membre de l’équipe pour une répartition efficace des missions. Cette étape nécessite une connaissance approfondie de l’équipe.
Il est essentiel de procéder avec minutie pour éviter d’oublier des éléments cruciaux. La méthode du découpage de projet, telle que la méthode « WBS » (Work Breakdown Structure), peut s’avérer utile. Elle consiste à décomposer le projet global en tâches, puis en sous-tâches, et enfin en différents travaux. Cette méthode facilite la réflexion et limite les risques d’oubli. Il est recommandé de définir une nomenclature claire pour identifier chaque tâche.
Estimer la durée des tâches :
À partir de l’organisation des tâches établie lors de l’étape précédente, vous pouvez estimer la durée nécessaire à chaque tâche. Il s’agit d’une étape délicate qui demande une bonne connaissance des capacités de votre équipe. Si vous manquez d’expérience dans la définition des durées, il est conseillé d’utiliser la méthode des trois estimations (probable, pessimiste et optimiste) pour affiner vos prévisions. Cette étape permet également d’évaluer les besoins en ressources humaines et financières pour mener à bien le projet.
Gérer les liens entre les missions (diagramme de PERT) :
Maintenant que les tâches, les responsables et les durées sont définis, il est temps d’examiner les dépendances entre les tâches. Certaines tâches ne peuvent commencer que si d’autres sont terminées, créant ainsi des liens. Pour éviter les conflits dans le planning, il est recommandé de créer un diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technique) pour visualiser ces dépendances et identifier le chemin critique du projet. Le diagramme de PERT suit une nomenclature précise, incluant le numéro de l’étape, la date au plus tôt, la date au plus tard, ainsi que le temps estimé de la tâche sur les flèches reliant les étapes.
Construire concrètement le rétroplanning (diagramme de Gantt) :
Enfin, vous pouvez matérialiser le rétroplanning en utilisant un diagramme de Gantt. Transposez les données recueillies dans un tableau indiquant les périodes pendant lesquelles les tâches seront réalisées et par qui. Le diagramme de Gantt offre une vision globale du projet, de son début à sa fin. Il est recommandé d’indiquer à la fois les étapes principales et les sous-tâches pour une meilleure visibilité. Cela permet de montrer comment les tâches s’enchaînent dans le temps.
